Protask, a pályázati műhely: Fejlesztésből induló pályázati tervezés

A Protask története 2010-ben indult Pécsett. A vállalkozást Gerner Adrienn férjével közösen alapította, miután már egyetemi éveik alatt pályázatokkal foglalkoztak. Kezdetben elsősorban önkormányzati fejlesztésekhez kapcsolódó pályázatokon, többek között kerékpárút-, óvodai és szennyvízkezelési beruházásokon dolgoztak, majd 2016-ban tudatosan a vállalkozói szektor felé fordultak. Ma ügyfélkörük mintegy 95 százalékát mikro-, kis- és középvállalkozások adják.

A cég tudatosan nem egyszerű pályázatíróként, hanem „pályázati műhelyként” határozza meg magát. Ez azt jelenti, hogy minden projektet az ügyfél helyzetéhez, fejlesztési elképzeléseihez és vállalásaihoz igazítanak. Ehhez magas szakmai tudásra van szükség, ezért a munkatársak fejlesztésének jelentős része házon belül történik. Több kolléga pályakezdőként érkezett, és ma már nyolc, tíz vagy akár tizenkét éve dolgozik a vállalkozásnál. A Protask egyik legfontosabb erőssége így maga a szervezetben összegyűlt szakmai tapasztalat és tudás.

Alapelvük, hogy az ügyfélkapcsolat náluk nem ér véget a támogatás elnyerésével. A cég végigkíséri a projekt megvalósítását, az elszámolást és szükség esetén a fenntartási időszakot is. Ez azért különösen fontos, mert egy sikeres pályázat később is jelenthet kötelezettségeket, például bizonyos gazdasági mutatók vagy vállalások teljesítését. A jó tanácsadó ezért nem egyszeri dokumentumot készít, hanem a teljes folyamatban gondolkodik.

„Mi alapvetően az előkészítésben látjuk a megoldást.” A vállalkozás vezetője szerint az üzleti tervezést legalább évente érdemes elvégezni, majd akár félévente felülvizsgálni annak függvényében, hogyan változik a gazdasági és a jogi szabályozási környezet. Egy pályázati döntésre ráadásul akár hónapokat is várni kell, ezért a fejlesztést nem lehet az utolsó pillanatban elkezdeni. Ingatlanvásárlás, tervek, engedélyek vagy pénzügyi háttér nélkül egy jó lehetőség könnyen elúszhat.

A kiszámíthatatlan pályázati ciklusok a Protask működését is próbára teszik. A beadási időszakokban megnő a munkaterhelés, az elbírálás hónapjaiban viszont jóval kevesebb a feladat. A cég ezt részben tudatosabb projektmenedzsmenttel és részben új üzletágak kialakításával kezeli. Marketing- és rendezvényszervezési területen is nyitnak, de nem véletlenszerűen keresnek új irányokat, hanem arra építenek, amiben már van tudásuk és szabad kapacitásuk. Hasonlóan gyakorlatias szemlélet jelenik meg a digitalizációban. Gerner Adrienn szerint egy kisebb vállalkozás digitális fejlettségét nem elsősorban csak az mutatja, hogy van-e új honlapja vagy aktív közösségimédia-felülete. Sokkal fontosabb, hogy az adatai strukturáltan és gyorsan hozzáférhetők legyenek, használjon például elektronikus aláírást, CRM-et vagy más vállalati rendszert. Ha egy ügyvezetőnek minden új adatkérésnél dokumentumokat kell keresgélnie, az közvetlenül rontja a szervezet hatékonyságát.

A mesterséges intelligenciát a Protask a mindennapi működésben és a pályázatok előkészítésében is használja. Segíti a levelezést, az adatgyűjtést és a szövegalkotást, de pályázati dokumentációk kontrolljára is alkalmazzák. A tapasztaltabb munkatársak belső képzéseken adják tovább tudásukat a többieknek. A technológia azonban nem helyettesíti a szakmai ellenőrzést. Ellenőrizni kell azokat a tartalmakat, melyeket az AI készít, és nem szabad „vakon hinni neki”.

A Protask történetének egyik legerősebb vezetői tanulsága ezért nem magáról a pályázatírásról szól. Egy külső forrás akkor segíti igazán a növekedést, ha már létezik mögötte átgondolt üzleti cél, felkészült szervezet és hosszabb távú terv. A pályázat nem stratégia, hanem eszköz a stratégia megvalósításához.